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Basta de mails

Me dijo una vez un Gerente de RRII “yo trabajo de responder mails”. Es cierto que pasamos una buena cantidad de tiempo frente al Outlook y que muchas de las informaciones las recibimos y las enviamos por mail. Pero “trabajar” de enviar y recibir correos no es una opción. Dos cosas al respecto.
Con independencia de la función que desempeñemos, parte de nuestro trabajo es administrar tecnologías. Evaluar rápidamente si las conversaciones e informaciones diarias y extraordinarias van mejor por mail, por chat, por teléfono, por skype o sin mediación: cara a cara (sí, se puede hablar cara a cara).

De esa parte de las comunicaciones que van por mail escribir y editar lo mejor que podamos es la segunda tarea. Porque es preferible invertir tiempo en pensar lo que estamos escribiendo y a quién, que tener que aclarar luego con 3 mails más o generar un mal entendido.
Llegado el punto y puestos a redactar un mail, proponemos considerar:

Asunto. Empezamos a resolver el tema cuando el asunto del mail hace referencia directa a lo que trata el mail. Parece obvio, sin embargo ¿quién no buscó alguna vez un mail por demasiado tiempo, y lo encontró pero con un asunto del tipo: “Re: Re: Re: buenísimo sigamos!”?

Brevedad. Lo que tenemos para decir en oraciones cortas, sin proezas literarias pero tampoco con palabras y/o abreviaciones que solo entendamos nosotros.

Claridad. Sin vueltas, sin referencia a situaciones que el que lee no conoce, básicamente responderse: ¿qué pasó o qué va a pasar? ¿Por qué le informo a alguien de eso? ¿Qué espero que esa persona haga al respecto, cuándo y dónde?

Pertinencia. No mezclar temas, solo la info necesaria referida al asunto que se está tratando. Pertinencia también para seleccionar a los destinatarios.

Amabilidad. El mail no tiene estados de ánimo y se lee según el estado de quien lo recibe. Palabras cordiales, palabras simples, saludos amigables, hacen amigable la lectura.

Código. Que el texto no tenga ambigüedades y que sea entendible por todos los que lo leen. Incluso cuando intercambiamos mails con personas a las que conocemos mucho, es mejor ser específicos y no suponer que el otro va a entender porque nos conoce.

Escribir mails es un verdadero trabajo. Lo que no puede ser es el trabajo en sí mismo. Solo se trata de ejercitar con criterio una escritura lo más precisa y clara posible, algo que simplifica la comunicación diaria con compañeros, clientes y proveedores.

Barbara Borzani

 

No jugamos en la misma vereda

No jugamos en la misma vereda

puertas

¿Qué nos hace suponer que las personas con las que compartimos nuestra vida laboral y social coinciden con nuestros pensamientos y sensibilidades? ¿Qué es realmente convivir con la diferencia? Y en todo esto: ¿Cómo pensar la comunicación?

Por Barbara Borzani

No nos criamos en la misma casa, no fuimos a la misma escuela, no jugamos en la misma vereda. Pila de libros y notas hablando de modos de conversar, de relacionarse, de comprender entornos, de empatizar, tratando de explicar esta tendencia a suponer que quienes nos rodean comparten nuestras ideas, sentimientos, modos de proceder y sensibilidades. Dispuestos a afirmar repetitiva y mecánicamente, “respeto a las diferencias”, “riqueza en el intercambio, “comprensión de la diversidad”, terminamos convirtiéndolas en frases políticamente correctas, inconexas con nuestra cotidianidad y de muy poca aplicación real. Es que resulta fácil identificar como diferente a quien lo es por cuestiones de etnia, género, gustos, pertenencia a comunidades, etc. Lo verdaderamente difícil es entender que nuestro compañero con el que trabajamos todos los días, no se crió en mi casa.

Creo que muchas de las dificultades que experimentamos para comunicarnos tienen que ver con esto, tanto como que, nuestras relaciones se simplifican cuando escuchamos sin el filtro único de nuestras propias experiencias. Un cuadro de situación puede ampliar esta idea:

  • Cambio de valores en lapsos brevísimos y conexión entre culturas como no hay precedentes en la historia.
  • Convivencia de generaciones atravesadas por intereses muy diferentes: Tradicionales, Baby boomers, Generacion X, Generación Y.
  • Inmediatez. Rapidez. Infinitud. Fragmentación de discursos e informaciones.
  • Ausencia de grandes paradigmas y en su lugar vigencia de microcosmos o ideas menos abarcativas y más segmentadas.
  • Crisis moral, política, económica y social.
  • Mayor expectativa de vida.
  • Avance continuo de la medicina, la biología y la genética.
  • Tecnologías aplicables a todos los ámbitos de la vida y las organizaciones.
  • Disponibilidad de información y acceso al conocimiento permanente.

Nuestro mundo seguro hace rato no es seguro. Nuestra familia y nuestras costumbres son apenas una posibilidad entre miles. Las diferencias generacionales y de contextos, los recorridos que hicimos, los modos de mirar y valorar, y un sinfín de variables más, plantean la urgencia de que empecemos por entender que no podemos entender todo, que la mayoría de las cosas se nos escapan y que sólo una convivencia que respete eso que se nos escapa, puede traernos buenas comunicaciones y buenas relaciones.

El desafío más grande sigue siendo trabajar y aprender de las personas que tenemos cerca, de nuestros compañeros inmediatos, es decir, negociar con esos otros modos de hacer, que responden a otras veredas, a otras escuelas y a otras casas.

Publicado en Batido de Noticias Revista de Cepas Argentinas Nro. 84 Julio 2009

Imágenes: Gabriela Regina en Cosas de Bicicleta

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